Integritetspolicy – Behandling av personuppgifter

Umeå Stadsmission är mån om att du ska känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Vi följer dataskyddsförordningen GDPR, vilket betyder att vi respekterar din integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter. Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vilka uppgifter vi samlar in, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem, under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Policyn gäller i alla sammanhang; när du besöker vår hemsida, använder dig av någon av våra tjänster där, när du är med oss på sociala medier eller kommer i kontakt med oss på annat sätt till exempel via e-post. Policyn gäller även uppgifter vi får in via telefon, post eller om du lämnar uppgifter till oss när du besöker/deltar i någon av våra verksamheter.

Vår policy gäller oavsett om du kommer i kontakt med oss som givare, volontär, deltagare i våra verksamheter eller bara som intresserad av vår verksamhet. Den gäller också dig som kommer i kontakt med oss i din yrkesroll eller som anställd.

Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för våra ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller direkt kontakt med dig, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla gällande lagstiftning samt det krav som ställs på oss för att utföra ett uppdrag.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Exempel på personuppgifter som vi samlar in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig så som telefonnummer, e-postadress, postadress, kontonummer och personnummer. Vi behandlar aldrig fler personuppgifter än vad som krävs för att fullfölja våra förpliktelser enligt avtal och lag.

Umeå Stadsmission kan komma att med hjälp av ditt personnummer uppdatera dina uppgifter från andra offentliga register, såsom SPAR, om det är nödvändigt för att upprätthålla god registervård. Vi kan också utifrån ett telefonnummer ta fram ditt namn eller på annat sätt komplettera dina uppgifter.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Vi försöker i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandla dina personuppgifter. Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

• Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
• Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
• Uppgifter som vi får från offentliga register
• Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare
• Uppgifter som vi får när du besöker någon av våra verksamheter
• Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
• Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, eller på annat sätt tar kontakt med oss

Hur vi använder insamlad information (våra ändamål)

Umeå Stadsmission behandlar personuppgifter i huvudsak för de ändamål som anges nedan.

Givarservice och förmedling av information.

Personuppgifter hanteras för insamling: för att kunna ta emot och registrera gåvor, skicka tack och fortsatt information, möjliggöra god service och upprätthålla en god relation.

Uppgifter om gåvogivande, dialog och stöd lagras och analyseras. Dessa ligger till grund för erbjudanden såsom olika sätt att engagera sig och visa stöd och information och marknadsföring av både generell och riktad karaktär via SMS, e-post eller andra digitala kontaktvägar.

Personuppgifterna används också för att skicka information om förändringar i villkor, policy och verksamhet.

Administration

Här avser vi behandling som vi behöver göra för att kunna bedriva vår verksamhet, och som är nödvändiga ur effektivitets och/eller tekniskt hänseende. Det innebär bland annat att vi använder dina personuppgifter i följande fall:

1. När du mejlat någon av våra anställda eller till en av våra officiella adresser används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig. Detsamma gäller när vi mejlat till dig.
2. När du ringer någon av våra anställda eller till vår växel används dina uppgifter för att upprätthålla kontakten med dig.
3. När du är volontär i vår verksamhet används dina uppgifter för att kunna genomföra volontäruppdraget, till exempel vid mejlkontakt.
4. Om du är i kontakt med oss i din yrkesroll eller på annat sätt blir involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, som referens i fakturor eller liknande.
5. Om du söker anställning behandlar vi dina uppgifter för att bedöma om du är den vi söker och för att ta kontakt med dig.
6. När du är anställd hos oss används dina uppgifter för personal- och löneadministration, tillgodose din fysiska säkerhet men även för att tillgodose vår IT- och informationssäkerhet.
7. I vår ekonomiska administration och uppföljning förekommer personuppgifter på fakturor, i verifikationer, avstämningsunderlag, utredningar och andra underlag men även i kommunikation med berörda parter.
8. I vår verksamhetsuppföljning förekommer personuppgifter i interna rapporteringssystem, i rapporter och redovisningar.

I våra verksamheter

Här avser vi uppgifter som behövs för att vi ska kunna ge dig hjälp och stöd samt uppfylla de lagkrav och avtal som krävs när du deltar eller arbetstränar i någon av våra verksamheter. Det innebär bland annat att vi använder dina personuppgifter i följande fall:

1. När du övernattar på något av våra boenden används dina uppgifter för att fullfölja de avtal Umeå Stadsmission har med till exempel kommuner. Uppgifterna kan även användas för att göra planering mot t.ex. Socialtjänsten.
2. När du prenumererar på vår matkasse sparas dina uppgifter för att vi ska kunna fullfölja vårt åtagande och tillhandahålla mat till dig.
3. När du arbetstränar i våra verksamheter används dina uppgifter för att fullfölja avtal gentemot dig och till exempel arbetsförmedlingen.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

För all behandling av personuppgifter ska det finnas en rättslig grund och vi stödjer oss på någon av nedanstående, beroende på syfte:

• Uppfyllande av avtal – till exempel givaravtal eller avtal med leverantör.
• Rättslig förpliktelse – vi följer lagar så som till exempel bokföringslagen.
• Berättigat intresse – när det anses godtagbart att använda dina uppgifter i vår strävan att hjälpa människor till en bättre tillvaro och vårt intresse kan anses väga tyngre än din
• Samtycke – när du uttryckligen sagt att vi får behandla dina uppgifter och förstått vad det

Behandlingen sker enligt gällande lagstiftning och innebär att personuppgifter inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen eller vad gällande lagstiftning kräver. Umeå Stadsmission kommer att lagra dina personuppgifter så länge du har en relation med oss, till exempel är givare eller besökare i vissa av våra verksamheter, samt en tid därefter beroende på ändamål. Uppgifter gallras ut då de inte längre är aktuella eller behöver sparas på grund av annan lagstiftning så som till exempel bokföringslagen. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög säkerhet och sekretess.

Information som kan lämnas ut

Vi kan dela med oss av information till företag som behandlar data på våra vägnar för att vi ska kunna ge dig bra service samt bedriva och utveckla vår verksamhet på ett kostnadseffektivt sätt för att uppnå största möjliga resultat för människor i utsatthet. Det kan vara fråga om distribution, analys, betalservice, genomförande av evenemang, journalföring eller andra tjänster.

Umeå Stadsmission samarbetar endast med partners som behandlar personuppgifter inom EU/EES eller med företag som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES genom att till exempel ha anslutit sig till den så kallade Privacy Shield överenskommelsen mellan EU och USA.

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Länkar till andra webbplatser

I händelse av att vår webbplats innehåller länkar till tredje parts webbplats, hemsida, eller till material publicerat hos tredje part, är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom Umeå Stadsmission saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser ansvarar vi inte för dess innehåll. Umeå Stadsmission ansvarar inte heller för skador eller förluster som skulle kunna uppstå vid användning av dessa länkar.

Dina rättigheter

Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka din information och vilken information vi sparar om dig. Du kan när som helst begära att dina personuppgifter ändras, raderas eller att dess användning begränsas av oss. Du kan erhålla information om vilka personuppgifter vi har registrerade om dig genom att skriftligt begära ett registerutdrag. Om du vill göra en ändring i dina personuppgifter eller få dom bortplockade kontaktar du oss på info@umeastadsmission.se

Ansvar

Umeå Stadsmission är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. Om du vill göra en ändring i dina personuppgifter eller få dom bortplockade kontaktar du oss på info@umeastadsmission.se.
Denna Integritetspolicy gäller från och med 2022-11-14.